Pengertian Surat, Fungsi, Jenis dan Manfaatnya

Pengertian Surat, Fungsi, Jenis dan Manfaatnya

pengertian surat
Penggunaan surat telah ada sejak zaman dulu, jauh sebelum ditemukannya alat komunikasi modern seperti saat ini. Penggunaan surat pada saat itu benar-benar sangat dibutuhkan sebagai suatu alat untuk komunikasi dan informasi. 

Pada saat ini penggunaan surat sudah sangat berkembang, bukan hanya sebagai suatu alat komunikasi, namun juga untuk keperluan lainnya. Jika ingin mengetahui lebih jauh tentang surat, silahkan simak pembahasannya berikut ini.
 

Pengertian surat secara umum


Pengertian surat secara umum adalah suatu alat komunikasi tertulis yang memiliki berbagai fungsi dan tujuan tergantung dari maksud orang yang membuat surat itu sendiri. Surat merupakan sarana untuk menyampaikan informasi seperti pemberitahuan, pengumuman, permohonan, laporan dan sebagainya.
 

Surat sejatinya telah digunakan oleh manusia dari zaman dulu dan masih tetap bertahan hingga sekarang, meskipun surat sudah jarang digunakan untuk komunikasi perorangan karena perkembangan teknologi yang memungkinkan manusia berkomunikasi jarak jauh dengan waktu yang hemat dan biaya terjangkau, namun fungsi surat masih belum bisa tergantikan di dalam aspek yang lainnya.
 

Surat memegang peranan penting dalam banyak aspek. Di dalam suatu organisasi perusahaan misalnya, perusahaan mangharuskan calon karyawan membawa berkas lamaran yang di dalamnya terdapat surat lamaran yang akan cukup berpengaruh apakah calon karyawan diterima atau tidak.
 

Di dalam bisnis, surat sangat dibutuhkan untuk menjadi bukti bahwa kesepakatan bisnis atau MOU telah dibuat sehingga tidak akan ada yang bisa melakukan kecurangan, jika memang terjadi kecurangan atau hal lainnya maka konsekuensinya adalah langsung berurusan dengan hukum.
 

Pada saat ini surat telah banyak banyak sekali macamnya dengan fungsi yang berbeda-beda. Penulisan serta format surat pun berbeda antara satu dengan yang lainnya, dengan demikian diperlukan pengetahuan khusus sebelum membuat surat.
 

Membuat surat pada dasarnya tidak terlalu sulit, yang terpenting adalah kita mengetahui format surat yang akan kita buat, dengan mengetahui formatnya maka siapapun dapat membuat surat apapun yang diinginkan.

Fungsi surat


Dari penjelasan di atas telah kita ketahui bahwa surat memiliki banyak fungsi yang diantaranya adalah sebagai berikut:
 

1. Alat komunikasi
 
Komunikasi bisa dilakukan baik secara langsung atau pun tidak langsung. Salah satu alat untuk melakukan komunikasi tidak langsung adalah dengan menggunakan surat. Surat dibuat oleh pengirimnya dengan menuliskan informasi agar pembaca surat dapat memahami informasi yang dimaksud oleh penulis surat tersebut.
 

2. Bukti tertulis
 
Pada saat ini surat banyak sekali macamnya, dan fungsinya pun bukan hanya sekedar sebagai alat komunikasi, lebih dari itu surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis. Surat jenis ini biasanya dibutuhkan di dalam kegiatan bisnis atau jual beli, agar dalam melakukan kegiatan bisnis tersebut memiliki kekuatan hukum yang tetap. Contoh surat yang biasa dijadikan bukti tertulis adalah surat perjanjian, kwitansi pembelian/penjualan, faktur dan sebagainya.
 

3. Alat untuk mensiasati jarak, waktu dan tenaga
 
Hal ini pada dasarnya masih berkaitan erat dengan poin ke satu. Alat komunikasi merupakan fungsi utama surat, namun dengan adanya surat manusia dapat berkomunikasi tanpa harus tatap muka dan bertemu langsung dengan tidak mengesampingkan maksud yang ingin disampaikan. Dengan demikian surat dapat mewakili maksud dari si pembuat surat serta dapat memangkas jarak, waktu dan tenaga.
 

4. Alat pengingat
 
Surat yang berbentuk fisik tentu dapat disusun dan diarsipkan untuk kemudian dibaca dan ditinjau kembali di masa mendatang bila mana kita membutuhkan informasi atau pun data yang ada di dalam surat tersebut.
 

5. Bukti historis
 
Selain diarsipkan untuk keperluan di masa mendatang, surat pun dapat dijadikan sebagai bukti historis. Isi surat dapat memberikan informasi di masa mendatang untuk pengambilan keputusan, selain itu sebagai catatan apa saja yang telah terjadi di masa lampau.


Jenis-jenis surat


A. Jenis surat berdasarkan isinya
 

1. Surat pribadi
 

Surat pribadi merupakan surat yang dibuat oleh perorangan dan ditujukan kepada seseorang untuk menyampaikan informasi tertentu. Surat pribadi umunya lebih flexible dan tidak ada format khusus bagaimana penulisannya, biasanya penulis berimprovisasi sendiri ketika menulis surat.
 

2. Surat resmi
 

Merupakan jenis surat yang dibuat oleh instansi atau pemerintahan dengan maksud tertentu. Surat resmi memilki format khusus di dalam penulisannya, tergantung dari informasi yang akan disampaikan. Surat resmi biasanya ditujukan dari instansi ke instansi lain atau pun ke individu.
 

3. Surat niaga
 

Merupakan jenis surat terkait dengan urusan bisnis dan jual beli. Surat niaga diperlukan di dalam dunia bisnis untuk membantu kegiatan yang dilakukan terkait bisnis yang dijalankan.
 

B. Jenis surat berdasarkan keadaanya
 

1. Surat biasa
2. Surat penting
3. Surat sangat penting
 

C. Jenis surat berdasarkan keamanannya
 

1. Surat biasa
2. Surat terbatas
3. Surat rahasia
4. Surat sangat rahasia
 

D. Jenis surat berdasarkan penyelesaiannya
 

1. Surat biasa
2. Surat kilat
3. Surat kilat khusus
 

E. Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya
 

1. Surat biasa
2. Surat pengumuman
3. Surat edaran
 

F. Jenis surat berdasarkan wujudnya
 

1. Kartu pos
2. Telegram
3. Faksimil
4. Nota
5. Memo
6. Warkat pos
 

G. Jenis surat berdasarkan tujuannya
 

1. Surat lamaran
2. Surat perintah
3. Surat perjanjian
4. Surat penawaran
5. Surat keputusan
6. Surat panggilan
7. Surat peringatan
8. Surat rekomendasi
9. Surat pengantar
10. Surat penawaran
11. Dll


Tata cara dan etika dalam membuat surat


Yang harus dilakukan pertama kali dalam membuat surat adalah mengetahui bagaimana format surat serta mencari refernsi surat yang akan kita buat. Dengan mengetahui format surat maka pembuatan surat akan terasa lebih mudah dan yang lebih penting adalah surat yang kita buat sesuai dengan kaidah penulisan jenis surat tersebut.
 

1. Bagian-bagian Surat
 

Format penulisan antara jenis surat memang berbeda, namun komponen yang terdapat di dalamnya kurang lebih sama dan berikut adalah komponen-komponen yang biasanya terdapat dalam surat.
 

- Kepala surat
- Nama tempat dan tanggal
- Nomor
- Lampiran
- Hal/Perihal
- Alamat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Tembusan
 

2. Isi surat
 

Isi surat merupakan inti dari informasi atau tujuan dari surat yang akan dibuat. Isi surat haruslah jelas dan menggambarkan informasi yang akan disampaikan, tidak perlu panjang atau pun bertele-tele yang terpenting adalah informasi dapat dipahami oleh pihak yang akan membaca atau menerima surat.
 

3. Tata bahasa
 

Tidak ada patokan khusus bagaimana tata bahasa ketika ingin membuat surat pribadi namun, tidak demikian jika ingin membuat surat yang sifatnya resmi. Tata bahasa yang baik dan sesuai kaidah bahasa indonesia mutlak diperlukan dan hindari kesalahan ejaan atau pun salah ketik, mengingat orang yang akan menerima surat tersebut pastilah seseorang yang kompeten di bidangnya, seperti jika ingin membuat surat lamara pekerjaan, maka buatlah surat lamaran yang terbaik dengan bahasa yang baik agar menimbulkan kesan positif dari pihak perusahaan.
 

4. Review kembali
 

Surat telah dibuat, maka saatnya membaca kembali isi surat yang telah dibuat. Perhatikanlah dengan seksama apakah ada kekeliruan dalam surat tersebut atau terdapat kalimat yang kurang pas, jika demikian maka sebainya dikoreksi kembali sampai surat yang dibuat tersebut benar-benar baik dan sempurna.

Manfaat surat


Surat sangat bermanfaat sekali di dalam kehidupan saat ini, tidak dapat dibayangkan bagaimana jadinya jika surat tidak ada, pastilah banyak aspek yang tersendat atau bahkan tidak bisa berjalan sebagaimana mestinya. Dengan demikian keberadaan surat bukan lagi hanya sebagai suatu alat komunikasi, melainkan juga sebagai alat bukti, untuk kearsipan, referensi dan segudang manfaat lainnya. Itulah sekilas tentang pengertian surat, fungsi surat, jenis surat dan manfaat surat, semoga dapat menambah wawasan Anda tentang surat.
Disqus
Komentar via Disqus